(Kuva Pixabaystä)
Toinen Työyhteisöviestinnän kurssin tehtävistä on
tutkimustehtävä, jossa valitaan viidestä väitteestä kaksi väitettä. Väitteet
tulee perustella miksi olen samaa mieltä tai eri mieltä. Olen valinnut ensimmäiseksi
väitteeksi "Viestinnän määrä ja viestintävälineet ratkaisevat viestinnän
tehokkuuden".
Väite "Viestinnän määrä ja
viestintävälineet ratkaisevat viestinnän tehokkuuden" on
mielenkiintoinen. Mielestäni pelkästään määrä ja välineet eivät määrittele
tehokkuutta. Nämäkin ovat tärkeitä, mutta viestinnän tehokkuuteen vaikuttavat
monet muutkin asiat.
Ensinnäkin
viestinnän suunnittelu on
tärkeää riippumatta siitä onko kyseessä sisäinen tai ulkoinen viestintä. Viestinnässä
tulee miettiä mitä viestinnällä halutaan tavoitella. Yhteisön viestinnällä on
hyvä olla viestintästrategia mietittynä. Jos ei ole viestintästrategiaa niin
ainakin suuntaviivat, linjaukset ja pelisäännöt on hyvä olla määriteltynä,
jotta viestintä on yhdenmukaista ja kuljetaan samaa tavoitetta kohti.
Tehokkuuteen vaikuttaa siis hyvä suunnittelu. (Juholin 2013, 86.)
Vaikka
viestintävastuu on jokaisella, joissakin asioissa ja tilanteissa vastuu on
jakamaton ja tarkkaan määritelty. Esimerkiksi yritystä koskevia lausuntoja voi
antaa vain ylin johto ja viestintäjohto. Tehokkuuteen vaikuttaa siis se, että viestintää hoitaa
oikea henkilö. (Juholin 2013, 123.)
Nykytyöyhteisössä
jokainen on osaltaan vastuussa tiedonjakamisesta ja – vaihdannasta. Kukaan ei
voi oikeastaan sanoa, että tiedonvaihdanta ei kuuluisi hänelle. Jokaisen omalla
vastuulla on kysyä asiasta, josta ei tiedä tai ei ole saanut tarpeeksi tietoa.
Tehotonta toimintaa on pitää tieto itsellään, jolloin se ei saavuta niitä
henkilöitä kenen asiasta pitäisi tietää. Jokaisen vastuulla on välittää
viimeisin informaatio asiasta niille, joita se koskee tai jotka sitä
tarvitsevat. On myös tehokkuutta välittää tietoa juuri
oikeille henkilöille. (Juholin 2009, 97–98.)
Lohtaja-Ahonen
& Kaihovirta-Rapon mukaan yksi tapa jaotella yhteisöviestintää pohjautuu
käytettäviin viestintäkanaviin eli viestinnän foorumeihin. Jaottelussa
erotetaan toisistaan välitetty ja suora viestintä. Välitetty viestintä
edellyttää aina jonkun viestintävälineen käyttöä ja suora viestintä on
kasvokkain olevaa viestintää. Viestintävälineen käyttäminen voi olla hidasta
esimerkiksi teknisten ongelmien vuoksi, kun taas kasvokkain tehtävä viestintä
on nopeaa ja viesti menee heti perille. Toisaalta sähköisillä foorumeilla
välitetyn viestin etuja on nopeus (kun yhteydet toimivat) ja maantieteellinen
riippumattomuus. (Lohtaja-Ahonen & Kaihovirta-Rapo 2012, 16–17.) Se
käytetäänkö viestintävälinettä vai viestitäänkö kasvokkain, riippuu esimerkiksi
viestin asiasta ja kiireellisyydestä. Kaikkia asioita ei voi viestiä välineen
kautta, esimerkiksi ikävät ja surulliset asiat ovat tällaisia. Riippuu monesti
tilanteesta miten viesti välitetään perille joko tehokkaasti tai juuri sille
asialle sopivalla tyylillä.
Lähteet:
Juholin,
E. 2009. Viestinnän vallankumous. Löydä uusi työyhteisöviestintä. WSOYPro.
Helsinki.
Juholin,
E. 2013. Communicare! Kasva viestinnän ammattilaiseksi. MIF Oy. Helsinki.
Lohtaja-Ahonen,
S. & Kaihovirta-Rapo, M. 2012. Tehoa työelämän viestintään. Puhu
kuulijalle, kirjoita lukijalle. SanomaPro. Helsinki.