MiiluWilla Oy
Toimiala: Lankojen ja käsityötarvikkeiden vähittäiskauppa, sekä muu postimyynti ja verkkokauppa
VIESTINTÄSUUNNITELMA UUDEN STRATEGIAN JALKAUTUKSESTA
Uudet arvot: jatkuva kehittyminen, toisten kunnioittaminen ja vastuullisuus
Projektitiimi (johtoryhmä+viestintävastaava)
Toimitusjohtaja
Henkilöstöjohtaja
Myynti- ja markkinointijohtaja
Kehitysjohtaja
Viestintävastaava
Muutosprojektia johtaa projektitiimi, joka koostuu henkilöistä, jotka edustavat yrityksen liiketoimintoja ja erityisosaamista. (Pirinen 2014, 231.)
Muutosagentit: Jokaisessa tiimissä 1-2 muutosagenttia
Muutosprojektiin otetaan mukaan muutosagentit, jotka ovat aktiivisia vaikuttajia, eli niitä henkilöitä, joilla on suurin vaikutus muutoksen toteuttamisessa. He ovat yrityksessä (MiiluWillassa) ne henkilöt, joiden puheenvuoroja ja mielipiteitä ollaan valmiita kuuntelemaan ja uskomaan ja joiden esimerkkiä työntekijät ovat valmiit seuraamaan. Tässä muutosprojektissa muutosta vie laaja joukko eteenpäin ja uudet toimintatavat saadaan paremmin käytäntöön. Tällä tavoin estetään riski, että vanhoista toimintatavoista ei luovuta, vaan ne jäisivät elämään uusien toimintatapojen rinnalle. (Pirinen 2014, 255.)
VIIKKO 1
Toimitusjohtajan blogi
Aiheet:
- Johtoryhmän kesäpäivät ja aikaansaannokset
- Uuden strategian suuntaviivat ja miksi uutta strategiaa tarvitaan
- Strategian jalkautus yritykseen ja aikataulu
Vastuu: TJ ja viestintä
Mittari: Blogin käyntimäärä viikon aikana
Blogissa kerrotaan etukäteen, että seuraavalla viikolla tulee intranettiin tiedot tulevista infotilaisuuksista ja tiimipalavereista, joihin kaikkien toivotaan osallistuvan. Johtoryhmän viestinnän keskeisiä tehtäviä on tiedottaa välittömästi päätöksistä ja niiden vaikutuksista (Juholin 2008, 113, 195). Muutostilanteessa tiedontarve on jatkuvaa ja proaktiivisessa viestinnässä varaudutaan ennakkoon tilanteisiin ja hyödynnetään viestintää muutoksen todeksi tekemisessä. Proaktiivisella viestinnällä halutaan saavuttaa organisaatiossa yhteisymmärrys siitä, mitä on muutoksen taustalla ja mitä pyritään saavuttamaan (tavoitteet) (Juholin 2013, 404.)
VIIKKO 2
Intranet: Tapahtumajulkaisu strategiaan liittyen
Tulevien viikkojen tapahtumat: päivämäärät, ajat ja paikat
Vastuu: Viestintä
Mittari: Sivun käyntimäärä viikon aikana
Mittari: Sivun käyntimäärä viikon aikana
Strategia vaatii paljon kasvokkain viestintää ja tämä tullaan järjestämään erilaisilla tilaisuuksilla (Juholin 2008, 113).
VIIKKO 3
Avoin infotilaisuus auditoriossa
Uusi strategia ja arvot
Johtoryhmä paikalla
Henkilöstöllä mahdollisuus kysymyksiin, joihin johtoryhmän edustajat vastaajat
Vastuu: Johtoryhmä ja viestintä
Mittari: Rekisteröityminen
Toimitusjohtaja kertoo uudesta strategiasta ja arvoista. Johtoryhmän jäsenet kertovat kukin omalta osaltaan miten uusi strategia tulee näkymään henkilöstölle, miten se vaikuttaa myyntiin- ja markkinointiin, sekä kehitykseen. Henkilökunta saa paljon tietoa siitä, mihin MiiluWillan johto muutoksen tavoitteella pyrkii. Muutoksessa tarvitaan jatkuvaa vuoropuhelua, jotta tavoitteista tulee yhteisiä ja ymmärrettäviä. Johdon täytyy vakuuttaa henkilöstö. (Pirinen 2014, 258.) Henkilöstöllä on mahdollisuus tehdä kysymyksiä ja johtoryhmä vastaa. Viestintä hoitaa tilaisuuden rekisteröitymisen, jotta jälkikäteen voidaan tarkistaa ketkä olivat paikalla.
VIIKKO 4
Tiimikokous
Strategian ja arvojen läpikäynti
Esimiehet ja myyntipäälliköt
Johtoryhmän jäsenet
Vastuu: Johtoryhmä ja viestintä
Mittari: Rekisteröinti tilaisuuteen
Johtoryhmän jäsenet käyvät strategian ja arvot läpi esimiesten ja myyntipäälliköiden kanssa esimiesten tiimikokouksessa. Varmistetaan, että strategia on ymmärretty ja sitä osataan soveltaa omaan työhön. Viestintä hoitaa tilaisuuden rekisteröitymisen, jotta jälkikäteen voidaan tarkistaa ketkä olivat paikalla.
Strategian soveltaminen omassa työssä vaatii omakohtaista tulkintaa ja varmistumista siitä, mitä strategia tarkoittaa omalla kohdalla. Koska johtoryhmä, esimiehet ja myyntipäälliköt toimivat eri asioiden parissa, ajattelevat eri tavoin ja puhuvat eri kieltä, täytyy kuilu kuroa umpeen kommunikoimalla. Strategian laatijoilla (johtoryhmä) ja toteuttajilla (esimiehet, myyntipäälliköt ja muu henkilökunta) tulee olla yhdenmukainen käsitys siitä, mitä tavoitellaan ja minne on tarkoitus mennä. (Juholin 2008, 119.)
VIIKKO 5-6
Tiimikokoukset
Työpajat
Strategian ja arvojen läpikäynti
Tiimin jäsenet
Esimiehet
Vastuu: Tiimien vetäjät ja viestintä
Mittari: Henkilöstökysely
Tiimikokouksessa käydään strategia ja arvot yhdessä läpi ja mitä ne tarkoittavat omassa tiimissä. Tämä samalla pohjustaa työpajoihin, joissa jokainen miettii strategiaa oman työn kannalta (”Mitä strategia vaikuttaa juuri minun työhön?”). Muutosviestinnän yksi strategiamalli on yhdessä tekemisen malli, jossa yhdessä etsitään ratkaisuja ja toimintamalleja olemassa olevin reunaehdoin (Juholin 2013, 405). Vastuu tiimikokousten ja työpajojen järjestämisestä on esimiehillä ja viestinnällä. Henkilöstökyselyllä voidaan tarkistaa miten strategia on saatu vietyä käytäntöön ja mitä mieltä henkilökunta on uudesta strategiasta.
VIIKKO 7-8
Henkilöstökysely järjestetään tiimikokousten ja työpajojen jälkeen. Kyselyllä selvitetään miten muutosprosessissa onnistuttiin, siis ruusut ja risut.
Perinpohjainen muutoksen arviointi ja oppien jakaminen on paras keino varmistaa muutoksissa menestyminen tulevaisuudessakin. Muutoksessa pitää keskittyä muutoksen laadullisten tulosten, muutosten oppien ja kokemusten arviointiin ja mittaamiseen. Muutoksen opit ja palautteet on tärkeää käydä läpi, jotta lopputulokset eivät jää hämäriksi. Onnistuneesta strategian jalkautuksesta tulee kiittää ja hyvistä suorituksista myös palkita (Pirinen 2014, 58–59.)
Uusi strategia julkistetaan myös asiakkaille ja yhteistyökumppaneille sen jälkeen, kun henkilökunta on ”koulutettu” uuteen strategia-ajatteluun ja sisäistänyt uudet arvot. Markkinointi ja viestintä tekevät tästä oman viestintäsuunnitelman. Mittarina käytetään asiakastyytyväisyyskyselyä.
Lähteet:
Juholin, E. 2008. Viestinnän vallankumous: Löydä uusi työyhteisöviestintä. WSOYpro. Helsinki.
Juholin, E. 2013. Communicare!: Kasva viestinnän ammattilaiseksi. Management Institute of Finland. Helsinki.
Pirinen, H. 2014. Esimies muutoksen johtajana. Talentum. Helsinki.
Åberg, L. 2006. Johtamisviestintää!: Esimiehen ja asiantuntijan viestintäkirja. Inforviestintä. Helsinki.
